Berorganisasi

Bagaimana sih caranya Berorganisasi?
Seperti yang sudah dijelaskan oleh teman-teman penulis yang lain, kami disini melayani di Komisi Remaja GKI Ngupasan Yogyakarta, nah beberapa waktu lalu kami para pembimbing melaksanakan program pelatihan bagi para Remaja dan berikut salah satu materi yang kami sampaikan.

 “Organisasi” 

Organisasi tuh apa ya?
Penataan sekumpulan orang secara disengaja guna mencapai beberapa tujuan tertentu.

Bagaimana dengan KOMISI REMAJA itu sendiri?
Merupakan sebuah organisasi dalam gereja yang memberi wadah bagi para remaja Kristen untuk bertumbuh dalam iman dan bersekutu bersama.

Tujuan dari Komisi Remaja GKI Ngupasan?
VISI: Komisi Remaja menjadi komisi yang akrab dan bertumbuh bersama dalam iman serta dapat saling memperhatikan dan melayani dengan kasih terhadap sesama.

MISI:
- Mengadakan kegiatan bersama diluar kebaktian
- Mengadakan ibadah yang bervariatif dengan tema yang menarik dan bermanfaat
- Mengadakan kegiatan-kegiatan social Dalam berorganisasi juga dekat dengan yang namanya Manajemen.

Maka mengapa perlu mempelajari manajemen?

Manajemen adalah ilmu yang digunakan untuk mengkoordinasi dan mengatur aktifitas pekerjaan orang lain agar efektif (ketercapaian tujuan) dan efisien (dari segi waktu, tenaga, SDA, dll). Dipakai oleh siapapun dan dibutuhkan di segala jenis/ ukuran organisasi, pada semua jenjang organisasi, pada setiap bidang kerja organisasi, dan di semua organisasi di seluruh penjuru dunia ini.

Komisi Remaja adalah organisasi gerejawi yang juga memiliki banyak program kerja untuk mencapai tujuannya.

Apa yang dilakukan Manajemen dalam Organisasi?

Planning, (Perencanaan)	Organizing, (Penataan)	Leading, (Kepemimpinan)	Controlling, (Pengendalian)
Menentukan tujuan, Mendefinisikan sasaran, menetapkan strategi, dan  Menentukan apa yang harus diselesaikan,	Bagaimana caranya, siapa yang akan mengerjakannya dan menugaskannya.	Mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan tindakan-tindakan lainnya yang melibatkan interaksi dengan orang-orang lain.	Mengawasi aktifitas-aktifitas demi memastikan segala sesuatunya terselesaikan sesuai rencana. Membandingkan antara rencana dan realisasi.

Berujung pada: Tercapainya tujuan dan sasaran organisasi.

Berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menyelesaikan suatu Program Kerja:
1. Planning (Perencanaan) Berhubungan dengan hasil akhir (APA)

• Temukan Masalah; setiap organisasi pasti mempunyai masalahnya masing-masing.
• Menentukan solusi dari masalah tersebut; Program Apa yang akan dilakukan/ diadakan? bentuknya seperti apa?
• Menentukan alasan dan sasaran; Mengapa program tersebut harus diadakan? Siapa sasaranya?
• Menentukan waktu pelaksanaan; Kapan dan Dimana program diselenggarakan?
• Menentukan Anggaran; Berapa biaya yang dibutuhkan?
  
  

  Input --> Proses --> Output
  Masalah --> Planning --> Rencana

2. Organizing (Pengorganisasian/ Penataan)
Mengamati bagaimana sasaran dan rencana itu diwujudkan

• Mengkonsep program; Bagaimana pekerjaan harus didesain?
• Menentukan jumlah orang yang akan mengerjakan program; Berapa orang yang dibutuhkan dan butuh berapa bidang?
• Menentukan diskripsi pekerjaan/ Job Description; Penjelasan detail Apa yang dilakukan setiap bidang?
• Menentukan jenis pekerja/ Job Specification; Seperti Apa orang-orang yang dapat mengerjakannya? • Menugaskan pekerjaan dan tanggung jawab yang terkait dengan pekerjaan individu secara jelas dan detail/lengkap.

3. Leading (Kepemimpinan) Keberhasilan mengelola orang-orang melibatkan pemahaman terhadap sikap, perilaku, kepribadian, motivasi, dan sebagainya. Selain itu, hal ini menuntut rantai komunikasi yang efektif dan efisien. Bagaimana orang-orang berperilaku dan apa saja yang mereka lakukan dalam menjalankan tugasnya.

• Menentukan waktu dan tempat untuk memulai mengerjakan program; Kapan rapat/diskusi tim kerja dilaksanakan?
• Mengkoordinasikan kebutuhan komunikasi antar bidang-bidang yang ada
• Membuat dan menyampaikan deadline pekerjaan
• Mengatasi setiap orang yang terlihat memiliki motivasi yang rendah; Bagaimana cara untuk membangkitkan semangat mereka?
• Menentukan Gaya kepemimpinan seperti apa yang paling efektif dalam situasi tertentu

4. Controlling (Pengendalian) à Pengevaluasian Program Kerja. Pengendalian yang tepat dapat membantu mengetahui kesenjangan kinerja (performance gap) dan area yang perlu diperbaiki.
• Mengukur kinerja; Apa yang telah terealisasikan?
• Membandingkan kinerja; Seberapa besar rencana dapat terealisasikan? Dimana kesalahkan saat rencana belum terealisasi?
• Mengambil tindakan untuk kedepan; Langkah Apa yang harus diambil untuk program kerja berikutnya?


Contoh management dalam salah satu program Komisi Remaja:
1. Planning
- Ditemukan masalah:
Antar anggota remaja dirasa kurang akrab dan diperlukan suatu kegiatan agar hubungan remaja antara satu dengan lainnya terbangun rasa mengenal, mengasihi, terlebih dapat bekerja sama dalam satu kelompok.
- Solusi:
Mengadakan program keakraban yang diberi nama “RSS (Remaja Senang-Senang)” dengan bentuk kegiatan games dan sharing
- Tujuan/ sasaran: Keakraban jemaat Komisi Remaja/ Remaja GKI Ngupasan - Waktu/tempat: Minggu, 10 November 2013/ di GKI ngupasan - Anggaran:
a. Konsumsi Rp 680.000,00
b. Publikasi Rp 20.000,00
c. Perlengkapan acara Rp 200.000,00 Rp 900.000,00

2. Organizing
Konsep acara: Membentuk 10 kelompok yang terdiri dari 8 anggota tiap kelompok. Jumlah permaian 5 macam, dengan membuat pos-pos permainan. Tiap kelompok diberi modal uang saku dan tugas mereka adalah mengumpulkan uang sebanyak mungkin dengan cara memenangkan permaian di tiap pos permainan.

- Panitia yang dibutuhkan:

• Penanggung Jawab: 2 orang,
• Sie Acara: 3orang,
• Sie Perlengkapan+P3k: 3 orang,
• Sie PubDok: 2 orang,
• Sie konsumsi: 2 orang.

- Job Description:
PJ: mengkoordinasikan kebutuhan komunikasi dan rapat antar sie, mengadakan rapat besar baik perencanaan konsep sampai evaluasi, bertanggung jawab penuh atas alokasi dana, membuat LPJ.

Sie acara: Mengemas konsep acara, mencari dan mengkoordinasi petugas-petugas yang diperlukan (ketua kelompok+penjaga pos), mengkoordinasikan konsep acara kepada semua panitia.

Sie Pubdok: Membuat promosi acara (poster dan sosmed), mendokumentasikan acara (GR, Hari-H, evaluasi), memcetak/ mengupload foto maksimal H+1minggu.

Sie Perkap+P3k: Berkoordinasi dengan semua sie berhubungan perlengkapan yang dibutuhkan, meminjam dan mengembalikan/membeli alat-alat dan perlengkapan yang diperlukan, bertanggung jawab atas kelengkapan dan keutuhan alat-alat yang dipinjam, menyediakan kotak P3K dan bertugas mengobati peserta yang terluka saat bermain.

Sie Konsumsi: Mengkonsep model makan, menyediakan makanan, dan membersihkan sampah makanan setelah selesai.

- Job Specification:
Sie Acara: kreatif, inovatif, suka tantangan/ sesuatu yang baru.

Sie Perkap+P3K: tahu dimana dan bagaimana cara meminjam peralatan/ membelinya, bersedia menggotong-gotong peralatan.

Sie Konsumsi: memiliki selera makanan yang oke, mengetahui tempat jual makanan yang sesuai kriteria (yang dicari), seorang yang cinta kebersihan

Sie Pubdok: Kreatif, mampu mempromosikan acara.

3. Leading

• Rapat: Rapat pertama sekitar minggu pertama bulan oktober 2013, rapat akhir H-2.
• Mencek ulang kelengkapan dan persiapan panitia secara detail seminggu sebelum acara.
• Memotivasi kinerja semua anggota.
• Mengadakan doa bersama untuk event tersebut, misal selama seminggu sebelum hari-H, dengan pokok doa yang berbeda-beda.

4. Controlling

• Mengadakan rapat evaluasi maksimal seminggu setelah hari-H
• Mengevaluasi kinerja tiap anggota panitia
• Membuat LPJ
• Membuat catatan-catatan kecil untuk perbaikan di event selanjutnya.

Okay.. Sobat, semoga materi yang dibagikan ini bermanfaat untuk kalian semua.. So.. Jangan pernah bosan berorganisasi ya, karna dengan berorganisasi dijamin kita bisa belajar banyak banget yang tentunya berguna demi mempersiapkan diri kita di dunia kerja kelak.. Tetap Semangat dan Teruslah Berkarya. Tuhan memberkati.